Den som använder arbetsgivarens bil för resor i tjänsten måste kunna redogöra för tjänstekörningens omfattning i flera olika lägen. Annars kan det bli aktuellt med bilförmån.
Enligt Skatteverket bör en körjournal användas i följande tre situationer:
- För att visa att arbetsgivarens bil inte har använts privat i mer än ringa omfattning. Med ringa omfattning menas här högst tio tillfällen och en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil.
- För att beräkna drivmedelsförmån genom proportionering av drivmedelsutgiften mellan privat- och tjänstekörning. Kan den anställde inte visa hur mycket som denne har kört i tjänsten ska den anställde beskattas för allt drivmedel.
- För att visa att tjänstekörningen med en förmånsbil är omfattande. Om den anställde kör minst 3 000 mil i tjänsten under kalenderåret kan bilförmånsvärdet sättas ned till 75 %.
Det saknas tydliga regler för vilka uppgifter en körjournal ska innehålla. Enligt Skatteverket är dock en fullgod bevisning uppfylld om körjournalen innehåller följande uppgifter:
- Mätarställningen vid årets början.
- Datum samt mätarställningen vid tjänsteresans start samt var resan startade.
- Syftet med tjänsteresan.
- Vilka orter/företag/kontaktpersoner som har besökts.
- Hur många kilometer som körts.
- Mätarställningen vid hemkomsten från tjänsteresan.
- Mätarställningen vid årets slut
Brister i körjournalen kan resultera i fullt förmånsvärde.
Många rättsfall visar hur viktigt underlaget för körningen med bilen är vid bedömningen av eventuell förmånsbeskattning. Om körjournal saknas eller är bristfällig resulterar det ofta i fullt bilförmånsvärde. Tänk på att körjournalen måste föras löpande. Att i efterhand komplettera och ändra uppgifter i en körjournal gör att bevisvärdet sjunker rejält. Används bilen privat bör också datum samt mätarställning vid starten och hemkomsten framgå av körjournalen.
