Publicerad av .

Bedrägerier kan förekomma i alla typer av företag, även små och medelstora. Inte minst drabbas dessa bolag bedrägerier som bluffakturor och falska beställare.

Bluffakturor

Den gångna sommaren har vi kunnat läsa om flertal artiklar om svenska företag som råkat ut för bluffakturor. Som företagare bör man se till att man har en lämplig rutin för att minimera risken för att en bluffaktura ”slinker” igenom hanteringen. En faktura som betalas, eller ett avtal som ingås, kan skapa många problem och kosta mycket pengar.

En näringsidkare har ingen ångerrätt när denne har ingått ett avtal, och utebliven betalning kan lätt leda till en betalningsanmärkning hos Kronofogden, oavsett om dina krav är legitima eller ej.

Falska beställare

Ett bedrägeri som kräver mer kunskap, planering och logistik för att genomföra vilket indikerar att brottet är organiserat. En person ringer till ett företag och utger sig för att vara en redan befintlig kund. Många företag är uppmärksamma och har kontroller på plats när en ny kund registrerats men inte för hantering av befintliga kunder. Personen hälsar artigt och ber att få lägga en beställning. Beställningen i sig är inte avvikande, men det är däremot leveransplatsen. Personen ursäktar sig för besväret men ber att få godset levererat till ny plats, något som godkänns. Godset lämnar fabriken och därefter skickas en faktura till kunden. Kunden återkopplar givetvis så fort den fått fakturan och bestrider köpet då någon sådan beställning aldrig har lagts och att de inte har mottagit någon leverans, och varorna är såklart spårlöst borta.

Både bluffakturor och denna senare typ av bedrägeri går att stoppa. Men det kräver en väl fungerande rutin och kunskap hos de anställda.

Här följer några exempel på hur du kan gå till väga för att försöka undvika att blir utsatt;

  • Ha uppdaterade och detaljerade uppgifter kring dina leverantörer och kunder. Denna information skall användas för att ställa kontrollfrågor till den som kontaktar er och för att jämföra de uppgifter beställaren ger dig.
  • Gör kontroller på internet, t.ex. vid beställningar så att kunden har en anläggning eller liknande dit leveransen skall gå. Kontrollera nya uppgifter.
  • Utbilda din personal kring vilka bedrägerier som ni kan råka ut för, skapa en miljö där man kontrollerar och ifrågasätter. Ta inte för givet att din personal säger ifrån om du inte visar att det är ok att göra det.
  • Var minst två personer som attesterar kostnader och gör inga utbetalningar under tidspress, detta minskar risken att fel begås.
  • Skicka orderbekräftelse till kunden.

Om du blir drabbad ändå

Om olyckan skulle vara framme trots alla kontroller och vidtagna åtgärder finns det mycket att vinna på att vara förberedd och ha en färdig plan på hur man agerar vi bedrägliga situationer. Undersökningar visar att företag som är beredda och har diskuterat igenom en handlingsplan vid bedrägerier drabbas mildare, både ekonomiskt och administrativt, av det inträffade.