I vilken form och hur skall kvitton till bokföringen arkiveras och sparas? Räkenskapsinformation måste sparas i sju år efter det kalenderår när räkenskapsåret avslutades, enligt kap 7. bokföringslagen.
Det går dock att underlätta för sig själv, genom att skanna eller fotografera kvittona och på så sätt överföra dem till elektronisk form. Man måste fortfarande spara den mottagna originalhandlingen (kvittot eller pappersdokumentet) i tre år efter utgången av det kalenderår som räkenskapsåret avslutades.
Om ett företag tar emot ett kvitto i både pappersformat och elektroniskt format samtidigt, eller i nära anslutning till varandra så kan företaget välja i vilken form det ska sparas. Väljer man att spara och presentera kvitton i elektroniskt format behöver därför inte papperskvittot sparas. Detta gäller endast när papperskvitto och elektroniskt kvitto fås samtidigt, inte när man själv fotograferar eller skannar ett kvitto.
Skulle en anställd göra ett inköp för företagets räkning så är det en affärshändelse i företaget, oavsett om den anställde betalar med företagets kort/pengar eller med privata pengar/kort. Det kvitto som den anställde tar emot tillhör företaget och ska hanteras på samma sätt som om företaget självt gjort inköpet.
Om den anställde tar emot ett elektroniskt kvitto, ska det lämnas till företaget spara det i elektroniskt format under arkiveringstiden, och tar den anställde emot ett papperskvitto så ska papperskvittot sparas i pappersformat.
Mer information om hur kvitton ska sparas och hanteras hittar ni här.